Veneto Gravel is a non-competitive cycling event organized by Veneto Gravel Associazione Sportiva Dilettantistica, which takes place on cycle paths, dirt roads, trails, mule tracks, and paved roads open to traffic. Veneto Gravel is a personal cycling adventure, with no rankings and no continuous assistance along the route. In these Regulations, Veneto Gravel Associazione Sportiva Dilettantistica is also referred to as the "Organizer," while Veneto Gravel may also be referred to as the "event," "demonstration," or "adventure."
All persons of any nationality who are 18 years of age or older at the time of registration are eligible for the adventure.
Registration fees paid are non-refundable, cannot be transferred to another participant, and cannot be frozen or transferred to another edition.
Supervening physical unfitness, failure to present a medical certificate, or the presentation of a non-compliant, suspended, or invalid medical certificate do not constitute grounds for a refund of the registration fee.
The event will take place in any weather conditions compatible with the safety of participants.
In the event of suspension or cancellation due to weather warnings, emergencies, measures by the competent authorities, or other causes beyond the control of the Organizer, registration fees cannot be refunded.
In such circumstances, the Organizer may postpone the event to a new date, notifying participants accordingly.
Veneto Gravel Amateur Sports Association is affiliated with the National Educational Sports Center – CSEN for the cycling sector.
Participation in Veneto Gravel is reserved for members through Veneto Gravel A.S.D.
All participants are MANDATORY to present to the Organizer a valid Competitive Medical Certificate specific to Cycling, issued by a sports medicine specialist.
The medical certificate must expire at least 10 days after the end of the event.
The medical certificate must be uploaded by the participant to their Participant Area, according to the methods and deadlines communicated by the Organizer.
For participants residing abroad, an equivalent medical certificate is permitted, completed and signed by a doctor according to the form made available by the Organizer in the Participant Area.
The Competitive Medical Certificate must be specific to CYCLING. Certificates issued for other sports disciplines, such as, for example, triathlon, athletics, or other activities, will not be accepted.
If the medical certificate is not compliant, it will be rejected and cancelled, and the participant must upload a new compliant certificate within the deadlines communicated by the Organizer.
Anyone who fails to comply with this requirement will not be considered regularly admitted to the start and will not be entitled to a refund of the registration fee.
Each participant declares, pursuant to Presidential Decree no. 445 of December 28, 2000, that the documents submitted are truthful and correspond to the originals in their possession.
The Veneto Gravel start will take place according to the procedures, dates, and times shown on the page dedicated to the event edition.
Departures on days or times other than those indicated by the Organizer are not permitted.
Each participant's departure time will be recorded when collecting the Starter Kit. From that moment, the participant will be authorized to depart.
The available routes are illustrated on the page dedicated to the event edition.
Each participant can choose their own route within the My Veneto Gravel portal. The choice can be changed up until the start and will not be binding on the actual route completed.
All routes are circular and will start and finish at the facility indicated on the event page.
The published routes are indicative and may be modified in the event of construction sites, closures, terrain conditions, emergencies, official regulations, or other organizational and safety requirements.
Closer to the event, the final GPX tracks will be made available on the My Veneto Gravel portal. The final routes may vary with respect to the distances and elevation changes previously communicated.
Each participant must download and upload the route provided by the Organizer to their GPS device and follow it from the start to the finish.
At the end of the route, the participant must register their arrival according to the methods communicated by the Organizer, indicating the day, arrival time, and the route actually completed.
A free lunch or dinner will be available to all Finishers, according to the methods and times indicated by the Organizer.
Reception and catering services at the arrival facility will be available exclusively until the closing date and time of the event indicated on the relevant page.
The eleventh edition of the Veneto Gravel will take place from May 7 to 12, 2027, with the start and finish in Bassano del Grappa.
There will be four available routes and can be consulted on the "2027 Edition" page.
Registration, Starter Kit collection, and departures will take place on May 7 and 8, 2027, from 8:00 a.m. to 8:00 p.m.
The deadline to complete the route and register the finish is Wednesday, May 12, 2027, at 8:00 p.m.
Veneto Gravel is a non-competitive cycling ADVENTURE that takes place on paved roads, dirt roads, and trails.
The entire route will always be open to traffic and will not be reserved for participants. It is therefore MANDATORY to respect the Highway Code, signs, the provisions of the authorities, and other road and trail users.
The participant acknowledges that he or she is aware that the route is not marked and that he or she travels at his or her own risk, freely and without any right of way over other road and trail users.
The participant is aware that the Organizer does not provide any continuous medical, food, or mechanical assistance along the route. Furthermore, no recovery service is provided for participants who withdraw.
The Organizer does not continuously monitor the position of participants and does not assume any obligation to search for participants along the route, except for mandatory obligations established by law and the intervention of the authorities and public emergency services.
The participant undertakes to promptly communicate his/her withdrawal to the Organizer, via SMS or WhatsApp to the telephone number that will be communicated to the registered participants.
The participant is aware that Veneto Gravel A.S.D. Veneto Gravel A.S.D. is an amateur sports association that operates on a non-profit basis and that participation in the adventure is a free choice, for sporting, hiking, recreational and non-competitive purposes. Veneto Gravel is intended as the spontaneous, autonomous and independent participation of cyclists and cycling enthusiasts in a personal cycling adventure. The participant declares to personally and knowingly assume all risks associated with their participation, including, but not limited to, accidents, falls, loss of the route, physical problems, illness, theft, damage to the bicycle or equipment, adverse weather conditions, road conditions, presence of traffic, animals, obstacles, construction sites and behavior of third parties. The participant indemnifies and holds Veneto Gravel A.S.D., its representatives, collaborators, volunteers, partners and sponsors harmless from any liability, request for compensation, damage, cost or claim arising from participation in the event and from the risks inherent in the activity carried out, to the maximum extent permitted by law. Without prejudice to the limits mandatory provisions of law, the Organizer cannot be held responsible for damages, injuries, accidents or other consequences resulting from:
– the autonomous or reckless conduct of the participant;
– the violation of these Regulations or the Highway Code;
– failure to follow the route provided;
– inadequate physical or technical preparation;
– the use of an unsuitable bicycle or equipment;
– weather, environmental or terrain conditions;
– actions or omissions of other participants, road users or third parties;
– theft, loss or damage to personal property;
– unforeseeable circumstances or those not directly attributable to the Organizer.
The participant undertakes to respect and keep clean the areas crossed, including meadows, woods, paths and agricultural properties, not to abandon waste along the route and to place it in the appropriate containers.
Participants are required to have adequate physical preparation, resistance to prolonged efforts, a good knowledge of GPS use, orientation skills, and a spirit of adaptability.
The route must be followed in its entirety and without shortcuts. If participants stray from the route, they must resume it from where they left off.
In addition to the checkpoints indicated in the event materials, additional checkpoints may be set up along the routes to verify that participants have passed correctly and that the route has been followed in its entirety, without any cuts.
For their personal safety and to deal with any emergencies or loss of direction, each participant is required to carry the following minimum safety equipment for the entire duration of the adventure:
– approved helmet, to be worn at all times while riding;
– vest or other high-visibility clothing, to be used at night and in conditions of poor visibility;
– white front light and red rear light, both working;
– cell phone;
– whistle or bell.
Each participant is responsible for the efficiency and suitability of their bicycle and the equipment used.
By registering for the Veneto Gravel, each participant:
– declares that they have read and approved these Regulations and accept their contents in full;
– declares that they are aware that the Veneto Gravel is a non-competitive cycling adventure, without rankings, which requires endurance and considerable physical and mental commitment;
– declares that they are aware that some sections of the route may be rough and require good riding technique. If deemed necessary, the participant must overcome the difficult sections by getting off the bicycle and proceeding on foot;
– declares to have adequate experience in the use of GPS devices and in navigating off-road, unmarked or otherwise untraced routes on the ground;
– declares to be aware that the route is not marked or monitored and that there are no permanent safety posts or rescue personnel of the Organizer along the route;
– declares to be aware of the possibility of encountering adverse weather conditions and to possess adequate orientation skills and preparation to deal with them;
– declares to be physically prepared to face many hours on the bicycle, even without prolonged stops and in complete self-sufficiency;
– declares to not use doping substances, drugs or other prohibited substances that could alter one's performance or cause situations of damage or danger to oneself or other people;
– declares to be aware that unforeseen events and dangerous situations may occur along the route, including, by way of example, conditions of intense heat or cold, wind, rain, hail, lightning, fog, snow, ice, darkness, landslides, mudslides, construction sites, falls, encounters with unattended or wild animals, and collisions with other participants, people, bicycles, or vehicles;
– declares that they possess adequate training, experience, and equipment to deal with any emergency situations;
– guarantees their behavior before, during, and after the event and undertakes not to cause danger or damage to other people, the environment, or property they pass through;
– declares that they are in possession of the specific Competitive Medical Certificate for Cycling required by Art. 2 of these Regulations and compliant with applicable legislation;
– declares that they are in adequate physical and mental condition for participation and that they consciously assume the risks associated with the adventure, as provided for in Art. 4 of these Regulations.
Iscrivendosi al Veneto Gravel, ogni partecipante:
– dichiara di aver letto e approvato il presente Regolamento e di accettarne integralmente il contenuto;
– dichiara di essere consapevole che il Veneto Gravel è un’avventura ciclistica non competitiva, senza classifiche, che richiede resistenza e un notevole impegno fisico e psicofisico;
– dichiara di essere consapevole che alcuni tratti del percorso possono essere accidentati e richiedere una buona tecnica di guida. Qualora lo ritenga necessario, il partecipante dovrà superare i tratti difficoltosi scendendo dalla bicicletta e procedendo a piedi;
– dichiara di avere un’adeguata esperienza nell’utilizzo dei dispositivi GPS e nella navigazione su percorsi fuori strada, non segnalati o comunque non tracciati sul terreno;
– dichiara di essere consapevole che il percorso non è segnalato né monitorato e che lungo il tracciato non sono previste postazioni permanenti di sicurezza o personale di soccorso dell’Organizzatore;
– dichiara di essere consapevole della possibilità di incontrare condizioni meteorologiche avverse e di possedere capacità di orientamento e preparazione adeguate ad affrontarle;
– dichiara di essere fisicamente preparato ad affrontare molte ore in bicicletta, anche senza soste prolungate e in completa autosufficienza;
– dichiara di non fare uso di sostanze dopanti, droghe o altre sostanze vietate che possano alterare le proprie prestazioni o determinare situazioni di danno o pericolo per sé o per altre persone;
– dichiara di essere consapevole che lungo il percorso possono verificarsi imprevisti e situazioni di pericolo, tra cui, a titolo esemplificativo, condizioni di caldo o freddo intenso, vento, pioggia, grandine, fulmini, nebbia, neve, ghiaccio, buio, frane, smottamenti, cantieri, cadute, incontri con animali incustoditi o selvatici e collisioni con altri partecipanti, persone, biciclette o veicoli;
– dichiara di possedere preparazione, esperienza e attrezzatura adeguate ad affrontare eventuali situazioni di emergenza;
– si costituisce garante del proprio comportamento prima, durante e dopo la manifestazione e si impegna a non arrecare pericolo o danno ad altre persone, all’ambiente o alle proprietà attraversate;
– dichiara di essere in possesso del Certificato Medico Agonistico specifico per il Ciclismo richiesto dall’Art. 2 del presente Regolamento e conforme alla normativa applicabile;
– dichiara di essere in condizioni fisiche e psicofisiche adeguate alla partecipazione e di assumersi consapevolmente i rischi connessi all’avventura, secondo quanto previsto dall’Art. 4 del presente Regolamento.
The personal data provided by the participant during registration, use of the My Veneto Gravel portal and participation in the event will be processed by Veneto Gravel A.S.D., as Data Controller, in compliance with Regulation (EU) 2016/679 – GDPR and applicable national legislation.
Personal data will be processed exclusively for purposes related to:
– managing registration and payment;
– creating and managing the My Veneto Gravel account;
– organizing and running the event;
– verifying participation requirements and medical certificates;
– managing the chosen route, check-in, arrival and Finisher status;
– publishing the list of registered and Finisher participants, limited to the data and in the manner indicated in the Privacy Policy;
– sending organizational and service communications relating to the event;
– managing safety, emergencies and insurance coverage;
– to fulfill administrative, fiscal, and legal obligations;
– to protect the Organizer's rights and manage any requests or complaints.
The medical certificate and any health-related data will be processed exclusively to verify the suitability required for participation in the event, using appropriate security measures and with access limited to expressly authorized personnel.
The data may be disclosed to suppliers, collaborators, and persons in charge of the services necessary for managing registrations and organizing the event, as well as to insurance companies, competent authorities, and other parties as required by law.
Registration for Veneto Gravel does not automatically imply consent to receiving newsletters or promotional communications. Any consent for these purposes will be requested separately, is optional, and may be revoked at any time.
The photographs and videos taken during the event and their use are governed by Article 10 below and the specific section of the Privacy Policy.
By registering for Veneto Gravel, the participant declares that he or she has read the complete Privacy Policy, which contains the purposes and legal basis of the processing, the recipients of the data, any transfers, retention periods, and the methods for exercising one's rights.
The complete Privacy Policy is available in the "Privacy Policy" section of this page.
For information on the processing of personal data or to exercise the rights provided by the legislation, you can contact Veneto Gravel A.S.D. at info@venetogravel.it, preferably indicating "Privacy Request" in the subject line of the communication.
During the Veneto Gravel, photographs and videos may be taken for the purpose of documenting, reporting, and promoting the event.
The photographs and videos may be of interest to all participants within the context of the event and may be published and made available through the Veneto Gravel website, official social media profiles, newsletters, press releases, articles, news reports, and informational and promotional materials relating to the event and its subsequent editions.
By registering and participating in the Veneto Gravel, the participant acknowledges and accepts that, given the public nature of the event, images and videos in which the participant may appear may be created and used, according to the methods and for the purposes indicated above.
The images and videos will be used by the Organizer with respect for the dignity, decorum, and reputation of the person portrayed and in accordance with the informational, documentary, and promotional purposes of the Veneto Gravel.
Regarding the processing of personal data related to images and videos, please refer to Art. 9 of this Regulation and in the “Privacy Policy” section of this page.
The Organizer reserves the right to refuse registration or exclude from the event, even during its duration, participants who:
– do not comply with these Regulations;
– behave in an inappropriate, dangerous, offensive, or otherwise contrary to the spirit of the event;
– endanger their own safety or that of others;
– cause damage to the environment, property passed through, or the image of Veneto Gravel;
– provide false, altered, or untrue data, declarations, or documents;
– do not comply with the instructions given by the Organizer, authorized personnel, or the competent authorities.
Exclusion may be imposed for behavior before, during, or after the event and will not entitle the participant to a full or partial refund of the registration fee.
Last updated: July 24, 2026
La presente Informativa descrive le modalità con cui Veneto Gravel Associazione Sportiva Dilettantistica tratta i dati personali degli utenti del sito, degli iscritti, dei partecipanti e delle altre persone coinvolte nell’organizzazione del Veneto Gravel.
L’Informativa riguarda i dati raccolti attraverso il sito venetogravel.it, il sistema di iscrizione e pagamento, il portale My Veneto Gravel, le comunicazioni con l’Organizzatore e le attività svolte prima, durante e dopo l’evento.
La presente Informativa è resa disponibile in italiano e in inglese, per garantirne la comprensione anche ai partecipanti internazionali.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Veneto Gravel Associazione Sportiva Dilettantistica, codice fiscale 92311590282, con sede legale nel Comune di San Martino di Lupari (PD).
Per informazioni sul trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti previsti dalla normativa è possibile scrivere a info@venetogravel.it, indicando preferibilmente nell’oggetto della comunicazione “Richiesta privacy”.
Le richieste possono essere inviate in lingua italiana o inglese.
2. Origine dei dati personali
I dati sono raccolti direttamente dal partecipante durante l’acquisto dell’iscrizione, la compilazione del profilo, il caricamento del certificato medico e l’utilizzo di My Veneto Gravel; attraverso i sistemi di pagamento e gestione degli ordini; durante il check-in, la partenza, lo svolgimento dell’evento e la registrazione dell’arrivo; mediante email, telefono, moduli di contatto o altre comunicazioni; attraverso fotografie e riprese video realizzate durante l’evento; tramite eventuali delegati incaricati del ritiro dei materiali; oppure attraverso una traccia GPS fornita successivamente dal partecipante esclusivamente in caso di verifica del percorso.
I dati possono inoltre essere raccolti e trattati nell’ambito delle procedure di tesseramento presso l’ente di promozione sportiva cui Veneto Gravel A.S.D. è affiliata.
3. Dati personali trattati
3.1 Dati anagrafici e identificativi
Veneto Gravel può trattare nome, cognome, data di nascita, sesso, nazione e luogo di nascita, cittadinanza, codice fiscale quando richiesto, numero di pettorale ed eventuali dichiarazioni o documenti necessari alla partecipazione e al tesseramento.
3.2 Dati di contatto e residenza
Possono essere trattati indirizzo email, numero di telefono, via e numero civico, città, CAP, provincia, Paese di residenza e lingua scelta per le comunicazioni.
3.3 Dati relativi all’iscrizione e al pagamento
Possono essere trattati numero e data dell’ordine, prodotto o tipologia di iscrizione acquistata, importo pagato, stato dell’ordine e del pagamento, dati necessari alla fatturazione, eventuali rimborsi, contestazioni e comunicazioni relative all’acquisto.
I dati completi della carta di pagamento non sono raccolti o conservati direttamente da Veneto Gravel, ma sono trattati dal fornitore del servizio di pagamento secondo la propria informativa privacy.
3.4 Dati relativi a My Veneto Gravel
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3.5 Dati relativi alla partecipazione
Possono essere trattati percorso selezionato e percorso effettivamente completato, data e ora del check-in, della partenza e dell’arrivo, stato del partecipante quale “in corso”, “completato”, “ritirato” o “non partito”, riconoscimento dello stato di Finisher, consegna dello Starter Kit, del pasto, del diploma, della patch Finisher e degli altri materiali o servizi previsti.
Possono inoltre essere registrati eventuali ritiri effettuati tramite delegato, nome e cognome del delegato, suo eventuale numero di pettorale, segnalazioni, controlli, modifiche, contestazioni e comunicazioni relative alla partecipazione.
3.6 Dati relativi al tesseramento sportivo
Possono essere trattati i dati anagrafici, identificativi e di contatto necessari al tesseramento presso l’ente di promozione sportiva cui Veneto Gravel A.S.D. è affiliata, attualmente CSEN, nonché il numero, lo stato e il periodo di validità della tessera e le informazioni necessarie all’attivazione e alla gestione delle coperture assicurative previste.
3.7 Certificato medico e dati relativi alla salute
Veneto Gravel tratta il certificato medico e le informazioni necessarie a verificarne la conformità, la tipologia, la validità, la data di rilascio, la data di scadenza e l’esito della verifica.
Non vengono richieste cartelle cliniche, esami diagnostici, referti o altre informazioni sanitarie non necessarie alla verifica dell’idoneità prevista dal Regolamento.
Per i partecipanti stranieri può essere trattato un certificato medico equivalente o il modello internazionale messo a disposizione da Veneto Gravel, anche quando redatto da un medico operante al di fuori dell’Italia.
3.8 Contatto di emergenza
Possono essere trattati nome, cognome, numero di telefono e rapporto con il partecipante della persona indicata come contatto di emergenza.
Il partecipante è tenuto a informare tale persona della comunicazione dei suoi dati a Veneto Gravel e delle finalità per le quali vengono forniti.
3.9 Fotografie e riprese video
Durante l’evento possono essere realizzate fotografie e riprese video nelle quali i partecipanti risultino identificati o identificabili, secondo quanto previsto dall’Art. 10 del Regolamento.
3.10 Comunicazioni
Possono essere conservati messaggi, richieste di assistenza, email, segnalazioni e altre comunicazioni intercorse con il partecipante.
4. Finalità e basi giuridiche
4.1 Iscrizione e partecipazione
I dati sono trattati per gestire l’acquisto e l’iscrizione, creare e amministrare l’account My Veneto Gravel, verificare i requisiti del partecipante, attribuire il pettorale, fornire i servizi compresi nell’iscrizione, gestire il check-in, la partenza, l’arrivo, il percorso completato, lo stato di Finisher e le comunicazioni operative.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto e delle misure richieste dal partecipante, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
4.2 Obblighi amministrativi e di legge
I dati sono trattati per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali, assicurativi e agli altri obblighi previsti dalla normativa applicabile.
La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
4.3 Tesseramento sportivo e copertura assicurativa
I dati anagrafici, identificativi e di contatto necessari possono essere trattati e comunicati all’ente di promozione sportiva cui Veneto Gravel A.S.D. è affiliata, attualmente CSEN, per effettuare il tesseramento del partecipante, gestire la sua posizione sportiva, attivare le coperture assicurative previste e adempiere agli obblighi connessi all’affiliazione e alla partecipazione all’evento.
La base giuridica è l’esecuzione del rapporto con il partecipante e, quando applicabile, l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere b) e c), del GDPR.
L’ente di promozione sportiva tratta i dati ricevuti secondo la propria informativa privacy e, per le attività di propria competenza, può operare in qualità di autonomo Titolare del trattamento.
4.4 Certificato medico
Il certificato medico è trattato esclusivamente per verificare il requisito di idoneità necessario alla partecipazione e per tutelare la sicurezza del partecipante.
Il trattamento dei dati relativi alla salute avviene nel rispetto dell’art. 9 del GDPR, sulla base delle disposizioni applicabili in materia di tutela sanitaria dell’attività sportiva e, ove necessario, del consenso esplicito del partecipante richiesto separatamente attraverso My Veneto Gravel.
Il conferimento del certificato e il relativo trattamento sono necessari per verificare l’idoneità e ammettere il partecipante alla partenza. Il mancato caricamento, la mancata autorizzazione al trattamento quando richiesta o la cancellazione del certificato senza sostituzione impediscono a Veneto Gravel di completare la verifica e, di conseguenza, di ammettere il partecipante all’evento.
L’eventuale revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca e non incide sui dati che debbano essere conservati per adempiere a un obbligo legale o tutelare un diritto.
4.5 Organizzazione, sicurezza e tutela dei diritti
I dati possono essere trattati per gestire emergenze, ritiri, incidenti e pratiche assicurative, verificare il rispetto del Regolamento, prevenire comportamenti irregolari, tutelare i partecipanti e i soggetti terzi, rispondere a richieste o contestazioni e accertare, esercitare o difendere un diritto.
Le basi giuridiche sono l’esecuzione del rapporto con il partecipante, l’adempimento degli obblighi applicabili e il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere b), c) ed f), del GDPR.
4.6 Comunicazioni organizzative
L’indirizzo email e gli altri recapiti possono essere utilizzati per inviare comunicazioni necessarie alla gestione dell’iscrizione e dell’evento, tra cui l’attivazione dell’account, il tesseramento, la verifica del certificato medico, la disponibilità dei file GPX, gli orari e le modalità di partenza, le modifiche dei percorsi, le indicazioni di sicurezza, i servizi all’arrivo e l’esito della partecipazione.
Tali comunicazioni sono necessarie all’esecuzione del rapporto e non hanno natura promozionale.
4.7 Newsletter e comunicazioni promozionali
Newsletter, aggiornamenti promozionali e comunicazioni commerciali vengono inviati esclusivamente sulla base di un consenso libero, specifico e facoltativo, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento mediante il collegamento di cancellazione presente nelle email oppure scrivendo a info@venetogravel.it. La mancata prestazione o la revoca del consenso non impediscono l’iscrizione e la partecipazione all’evento.
5. Elenco pubblico degli iscritti
Veneto Gravel può pubblicare sul proprio sito l’elenco dei partecipanti iscritti, indicando esclusivamente numero di pettorale, nome, cognome e cittadinanza.
La pubblicazione consente l’identificazione degli iscritti, favorisce la trasparenza dell’evento e contribuisce alla creazione della comunità dei partecipanti. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
Il partecipante può opporsi alla pubblicazione per motivi connessi alla propria situazione particolare, scrivendo a info@venetogravel.it. La richiesta sarà valutata tenendo conto delle circostanze concrete e degli interessi coinvolti.
6. Albo storico dei Finisher
I partecipanti che completano validamente uno dei percorsi possono essere inseriti nell’Albo storico dei Finisher pubblicato sul sito di Veneto Gravel.
L’Albo riporta esclusivamente nome, cognome e cittadinanza. Questi dati sono conservati senza un termine prestabilito per finalità documentative, celebrative, statistiche e di conservazione della memoria storica delle diverse edizioni.
La base giuridica è il legittimo interesse di Veneto Gravel alla documentazione e valorizzazione della storia dell’evento, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
Il Finisher può esercitare il diritto di opposizione per motivi connessi alla propria situazione particolare scrivendo a info@venetogravel.it. In presenza di motivi prevalenti, Veneto Gravel provvederà alla rimozione o alla limitazione della pubblicazione.
7. Fotografie e riprese video
Le fotografie e le riprese video vengono realizzate per documentare lo svolgimento dell’evento, raccontare il Veneto Gravel, pubblicare contenuti sul sito, sui profili social e nelle newsletter, realizzare comunicati stampa, articoli, servizi giornalistici e materiali informativi o promozionali, promuovere le edizioni successive e conservare la memoria storica della manifestazione.
Il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare a documentare e comunicare l’evento, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, e sull’autorizzazione all’utilizzo dell’immagine prevista dall’Art. 10 del Regolamento.
Le immagini sono utilizzate in modo pertinente al contesto dell’evento e nel rispetto della dignità, del decoro e della reputazione delle persone ritratte.
Per utilizzi estranei alla documentazione e alla promozione del Veneto Gravel, come l’impiego di un singolo partecipante quale testimonial principale di una campagna commerciale autonoma di uno sponsor o di un soggetto terzo, potrà essere richiesta un’autorizzazione separata.
8. Verifica dei percorsi e tracce GPS
Veneto Gravel non raccoglie automaticamente dati GPS, non accede alla posizione del dispositivo del partecipante e non effettua alcun monitoraggio in tempo reale durante l’evento.
Esclusivamente in caso di controllo, contestazione o dubbio sull’integrale completamento del percorso, Veneto Gravel può chiedere al partecipante di trasmettere la registrazione GPS dell’attività effettuata.
La traccia viene utilizzata soltanto per verificare il percorso seguito, accertare eventuali tagli o deviazioni, confermare lo stato di Finisher e gestire eventuali contestazioni. La base giuridica è l’esecuzione del rapporto con il partecipante e il legittimo interesse dell’Organizzatore a verificare il rispetto del Regolamento.
Il partecipante può non trasmettere la traccia richiesta. In tal caso Veneto Gravel potrebbe non disporre degli elementi necessari per riconoscere o confermare lo stato di Finisher.
9. Partecipanti internazionali
Il trattamento è effettuato da un Titolare stabilito in Italia ed è soggetto al GDPR e alla normativa italiana applicabile, indipendentemente dalla cittadinanza o dal Paese di residenza del partecipante.
I partecipanti stranieri godono degli stessi diritti riconosciuti agli altri interessati e possono inviare le proprie richieste in italiano o in inglese.
Quando un certificato, una dichiarazione o un altro documento è rilasciato all’estero, Veneto Gravel può richiedere l’utilizzo del proprio modello internazionale o una traduzione in italiano o inglese, quando necessaria per verificarne il contenuto.
10. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione, al pagamento, al tesseramento, alla creazione dell’account, alla verifica del certificato medico e alla partecipazione è obbligatorio. Il mancato conferimento può impedire il perfezionamento dell’iscrizione, il tesseramento, l’attivazione dell’account, l’ammissione alla partenza, l’erogazione dei servizi previsti o il riconoscimento dello stato di Finisher.
Il conferimento dei dati per newsletter e comunicazioni promozionali è facoltativo e non influisce sull’iscrizione o sulla partecipazione.
11. Persone autorizzate al trattamento
I dati sono trattati esclusivamente da persone autorizzate e istruite da Veneto Gravel, nei limiti delle funzioni loro assegnate.
Possono accedere ai dati gli amministratori del portale, i rappresentanti e collaboratori dell’associazione, il personale e i volontari incaricati dell’organizzazione, gli operatori addetti al check-in e alla consegna dei materiali, i soggetti incaricati della verifica dei certificati e i tecnici incaricati della manutenzione e sicurezza dei sistemi.
Ogni operatore può visualizzare soltanto i dati necessari alla propria funzione. I certificati medici e i dati relativi alla salute non sono accessibili agli operatori che non siano stati espressamente autorizzati alla loro verifica.
12. Destinatari e fornitori
I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, ai fornitori di hosting, infrastrutture informatiche, backup e sicurezza, ai gestori del sito e di My Veneto Gravel, ai fornitori dei sistemi di pagamento e dei servizi di invio email e newsletter, a sviluppatori e tecnici, fotografi, videomaker e piattaforme per la distribuzione delle immagini, alle compagnie assicurative, all’ente di promozione sportiva cui Veneto Gravel A.S.D. è affiliata, attualmente CSEN, ai consulenti amministrativi, fiscali, legali e assicurativi, ai fornitori coinvolti nell’organizzazione, alle autorità pubbliche, alle forze dell’ordine e ai servizi di emergenza.
La comunicazione all’ente di promozione sportiva è limitata ai dati necessari per il tesseramento, l’affiliazione, la gestione della posizione sportiva e l’attivazione delle coperture assicurative previste.
Tali soggetti operano, a seconda dei casi, come Responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR oppure come autonomi Titolari del trattamento.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a info@venetogravel.it.
13. Diffusione dei dati
I dati non sono diffusi, salvo quelli pubblicati nell’elenco degli iscritti, nell’Albo storico dei Finisher, nelle fotografie e nei video utilizzati secondo il Regolamento e la presente Informativa, oppure nei casi in cui la pubblicazione sia prevista dalla legge.
La pubblicazione online può comportare l’indicizzazione dei contenuti da parte dei motori di ricerca, la loro condivisione da parte di terzi e la temporanea permanenza nelle cache o negli archivi delle piattaforme anche dopo la rimozione dal sito originale.
14. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori di servizi informatici, email, pagamento, social network o infrastrutture cloud possono trattare dati personali in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Gli eventuali trasferimenti vengono effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, Data Privacy Framework quando applicabile o altre garanzie previste dalla normativa.
Il fatto che un partecipante sia cittadino o residente in un Paese estero non determina, da solo, un trasferimento internazionale dei dati. Il trasferimento dipende dal luogo e dalle modalità con cui operano i fornitori utilizzati da Veneto Gravel.
Ulteriori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste a info@venetogravel.it.
15. Tempi di conservazione
I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per adempiere agli obblighi di legge e tutelare i diritti del Titolare.
I dati relativi agli ordini, ai pagamenti, al tesseramento e alla documentazione amministrativa e fiscale sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile e, di norma, fino a 10 anni. I dati operativi del profilo e della partecipazione sono normalmente conservati fino a 24 mesi dalla conclusione dell’edizione, mentre le informazioni necessarie a documentare il rapporto, l’accettazione del Regolamento, il tesseramento, gli stati di partecipazione e le eventuali contestazioni possono essere conservate fino alla scadenza dei termini applicabili per la tutela dei diritti.
Il certificato medico originale viene cancellato entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento, salvo incidenti, contestazioni, richieste assicurative o necessità di tutela dei diritti. L’esito della verifica, la data di scadenza e il registro dell’operazione possono essere conservati per il tempo necessario a dimostrare il rispetto dei requisiti di partecipazione e fino alla scadenza dei termini applicabili per la tutela dei diritti.
I dati del contatto di emergenza sono cancellati entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento, salvo che siano stati utilizzati per gestire un’emergenza. I dati del delegato al ritiro vengono conservati fino a 12 mesi, salvo contestazioni.
Le tracce GPS richieste per una verifica vengono cancellate entro 30 giorni dalla conclusione del controllo; in caso di contestazione possono essere conservate fino alla sua definizione.
L’elenco pubblico degli iscritti viene rimosso entro 12 mesi dalla conclusione dell’edizione. Nome, cognome e cittadinanza dei Finisher sono invece conservati nell’Albo storico senza un termine prestabilito, salvo accoglimento di una richiesta di opposizione.
Fotografie e video possono essere conservati senza un termine prestabilito per finalità documentative, promozionali e di memoria storica, con verifiche periodiche sulla permanenza delle finalità.
I dati utilizzati per newsletter e comunicazioni promozionali vengono conservati fino alla revoca del consenso e, in assenza di interazioni, generalmente per non oltre 24 mesi. Le prove dei consensi e delle accettazioni sono conservate per il tempo necessario a dimostrarne la validità.
Le richieste di assistenza e la corrispondenza ordinaria sono normalmente conservate fino a 24 mesi, i log tecnici e di sicurezza generalmente fino a 12 mesi e le copie di backup secondo i cicli tecnici di sovrascrittura, normalmente entro 90 giorni dalla cancellazione dai sistemi attivi.
Alla scadenza dei periodi indicati, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando richiesto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.
16. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti digitali e, quando necessario, cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e limitazione della conservazione.
Veneto Gravel adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, tra cui controllo degli accessi, credenziali personali, limitazione dei permessi, protezione delle comunicazioni, backup, aggiornamento dei sistemi, registrazione delle operazioni rilevanti, separazione dei ruoli, accesso ristretto ai certificati medici, istruzioni alle persone autorizzate e procedure per la gestione di eventuali violazioni dei dati.
17. Decisioni automatizzate
Veneto Gravel non utilizza processi decisionali esclusivamente automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sui partecipanti ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Le percentuali di completamento del profilo e gli stati mostrati in My Veneto Gravel hanno esclusivamente funzione organizzativa e informativa.
I dati non vengono utilizzati per profilazione commerciale automatizzata, salvo futura introduzione del servizio con preventiva informativa e, quando necessario, specifico consenso.
18. Diritti dell’interessato
L’interessato può chiedere conferma dell’esistenza dei propri dati, accedervi e riceverne una copia, ottenere la rettifica o l’integrazione, chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento, opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse, ottenere la portabilità quando applicabile, revocare il consenso, conoscere i destinatari dei dati e ricevere informazioni sulle garanzie utilizzate per gli eventuali trasferimenti internazionali.
Le richieste devono essere inviate a info@venetogravel.it e possono essere presentate in italiano o inglese. Veneto Gravel può richiedere le informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.
La cancellazione o l’opposizione non possono essere accolte quando il trattamento è ancora necessario per adempiere a un obbligo legale, accertare, esercitare o difendere un diritto oppure perseguire motivi legittimi prevalenti.
19. Diritto di opposizione
Quando il trattamento è basato sul legittimo interesse, l’interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare.
Veneto Gravel interromperà il trattamento salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi prevalenti oppure che i dati siano necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto.
L’opposizione al marketing diretto può essere esercitata in qualsiasi momento, senza necessità di fornire una motivazione.
20. Reclamo al Garante
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità, fatto salvo il diritto di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
Un partecipante residente in un altro Stato dello Spazio Economico Europeo può inoltre rivolgersi all’autorità di controllo del proprio luogo di residenza, nei casi previsti dal GDPR.
21. Siti, social network e servizi di terzi
Il sito e My Veneto Gravel possono contenere collegamenti a siti, social network, piattaforme o servizi gestiti da soggetti terzi.
Veneto Gravel non è responsabile dei trattamenti effettuati autonomamente da tali soggetti. Prima di utilizzare i relativi servizi, l’utente è invitato a consultare le rispettive informative privacy.
22. Cookie e strumenti di tracciamento
L’utilizzo di cookie e altri strumenti di tracciamento è disciplinato da una specifica Cookie Policy.
I cookie non tecnici e gli strumenti per i quali sia richiesto il consenso vengono utilizzati soltanto dopo la scelta dell’utente attraverso l’apposito sistema di gestione delle preferenze.
23. Aggiornamenti dell’Informativa
La presente Informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, variazioni nei servizi offerti, introduzione di nuovi trattamenti, cambiamento dei fornitori o dell’ente di promozione sportiva, oppure aggiornamenti del sito e di My Veneto Gravel.
La versione aggiornata viene pubblicata in questa pagina con l’indicazione della data di ultimo aggiornamento. In presenza di modifiche rilevanti, i partecipanti possono essere informati anche tramite email, My Veneto Gravel o altri canali appropriati.
Last updated: July 24, 2026
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